5 lời khuyên hữu ích để có năng suất cao khi làm việc tại nhà

Dịch Covid-19 có nhiều diễn biến phức tạp và buộc nhiều người phải nhanh chóng chuyển sang một xu hướng mới. Đó là xu hướng làm việc tại nhà (Work From Home). Điều này cũng đòi hỏi nhiều công ty và các nhân viên phải nhanh chóng thích nghi với cách làm việc và môi trường mới.

Khi bạn bắt đầu làm việc tại nhà, bạn có thể cảm thấy một cảm giác tự do len lỏi vào bạn. Làm việc từ xa có nghĩa là có nhiều thời gian rảnh hơn và không phải đi lại căng thẳng. Tuy nhiên, sau một vài ngày, bạn có thể bắt đầu cảm thấy bị cô lập, không có thông tin đầy đủ và kém hiệu quả hơn so với thông thường - đặc biệt nếu bạn được yêu cầu làm việc tại nhà vì một vấn đề gây khó chịu như sự bùng phát của virus Corona.

Phaata gửi đến bạn - đặc biệt là các bạn đang làm trong các công ty logistics, forwarder, vận tải và xuất nhập khẩu - 5 lời khuyên hữu ích dưới đây có thể giúp bạn tối đa hóa năng suất khi làm việc tại nhà:

1. Luôn giữ kết nối

Một trong những điều quan trọng nhất khi bạn làm việc tại nhà là giữ liên lạc với nhóm của bạn cũng như bất kỳ khách hàng nào mà bạn làm việc cùng. Các đường dây liên lạc sẽ vẫn mở như khi bạn ở trong văn phòng. Hãy xem xét việc bắt đầu ngày mới của bạn bằng cách gửi một lời chào buổi sáng tốt lành cho các đồng nghiệp của bạn để cho họ biết rằng bạn đang sẵn sàng tại bàn làm việc của mình và để luôn giữ tinh thần cho công việc.

Việc luôn giữ kết nối cũng giúp bạn cập nhật các công việc ưu tiên của công ty bạn, vì mọi việc có thể thay đổi nhanh chóng trong các tình huống không chắc chắn. Luôn giữ kết nối với người quản lý, nhà cung cấp và khách hàng của bạn sẽ giúp bạn phản ứng được theo thời gian thực. Áp lực để thực hiện công việc cũng sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

Dưới đây là một số cách để giúp bạn kết nối với công ty của mình:

• Điện thoại: Đừng đánh giá thấp sức mạnh của việc kết nối với nhau qua giọng nói.
• Email: Sử dụng Email trong công việc của bạn là một cách tuyệt vời để gửi tin nhắn chính thức hoặc thông tin dài.
• Họp qua video: Nhìn thấy người mà bạn nói chuyện để cá nhân hóa các cuộc hội thoại. Các ứng dụng Skype, Zoom, Microsoft Teams, Teamviewer, RingCentral, Google Hangouts Meet, Facetime và Getresponse là những lựa chọn để trò chuyện video với các đồng nghiệp của bạn.
• Nhắn tin tức thì: Ít trang trọng hơn email, nhắn tin tức thì rất tốt cho các câu hỏi nhanh và liên lạc qua lại với một người hoặc toàn bộ nhóm của bạn. Các ứng dụng như Zalo, Messenger, Viber, SMS, Slack, Google Hangouts Chat và WhatsApp sẽ giúp bạn kết nối nhanh chóng và an toàn.

2. Đảm bảo cho các cuộc họp được hiệu quả

Một phần của việc giữ kết nối là phải tiếp tục tổ chức các cuộc họp thường xuyên. Nếu bạn đang gọi điện thoại hoặc họp qua video từ nhà, hãy thực hiện một số biện pháp bổ sung để duy trì tính chuyên nghiệp. Hãy chắc chắn rằng bạn có một kết nối ổn định và thông suốt thông qua bất kỳ công nghệ nào mà bạn sử dụng và không gian làm việc của bạn phải yên tĩnh và không bị gián đoạn. Nếu bạn trò chuyện video, hãy đảm bảo rằng nền phía sau lưng của bạn không làm cho người đang trò chuyện với mình bị phân tâm như có vật nuôi xuất hiện, quần áo đang phơi, có nhiều người đi qua lại, cửa phòng vệ sinh...).

Bắt đầu cuộc họp bằng cách kiểm tra với các đồng nghiệp, nhà cung cấp và khách hàng của bạn đang ở trạng thái như thế nào, tất cả đã sẵn sàng cho cuộc họp được bắt đầu chưa. Giữ cho cuộc họp hiệu quả và chuyên nghiệp bằng cách chuẩn bị và phổ biến nội dung họp trước khi cuộc họp bắt đầu và kết thúc bằng một kế hoạch hành động dành cho mỗi người để thực hiện.

3. Tạo một danh sách các việc cần làm và tập trung vào nó

Làm việc tại nhà có thể đi kèm với nhiều phiền nhiễu. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn cảm thấy lo lắng trong suốt thời gian bùng phát COVID-19 khi nhiều tin tức xấu được cập nhật hàng ngày. Tạo một danh sách công việc cần làm sẽ giúp bạn được tập trung hơn.

Lập danh sách các công việc cần làm vào cuối mỗi ngày làm việc để bạn có thể dễ dàng bắt tay vào công việc từ buổi sáng. Ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng nhất được thực hiện trước tiên và thử làm các công việc được phân cùng nhóm để có thể giúp tăng năng suất làm việc của bạn. Hãy nhớ, có rất nhiều người bị lãng phí khoảng 40% thời gian trong ngày của họ chỉ vì không lên kế hoạch thực hiện công việc rõ ràng.

4. Dành một không gian riêng để làm việc

Đừng làm việc tại giường của bạn! Nếu bạn chưa bị thuyết phục bởi việc giảm năng suất khi làm việc tại giường, thì hãy ghi nhớ điều này: Làm việc tại giường thực sự còn làm giảm chất lượng giấc ngủ của bạn. Không chỉ làm việc tại giường, nếu bạn làm việc tại bàn ăn ở bếp, nơi bạn thường ăn uống và giao tiếp với gia đình, bạn cũng có thể cảm thấy bị phân tâm.

Bạn sẽ làm việc hiệu quả nhất nếu bạn có một không gian dành riêng cho công việc. Điều này nói với bộ não của bạn rằng bạn đang ở chế độ làm việc chuyên nghiệp. Nó cũng cho phép bạn đóng cửa làm việc vào cuối ngày. Chỉ cần một không gian nhỏ ở góc phòng cũng có thể đủ để kích hoạt tâm trí của bạn rằng bạn ở chế độ làm việc.

5. Duy trì thói quen tốt làm việc hàng ngày

Hai thái cực có thể xảy ra khi bạn làm việc tại nhà: Một là, bạn có thể cảm thấy quá thoải mái và mất tập trung, và do đó bạn không làm việc hiệu quả. Hai là, bạn có thể trở thành một người nghiện công việc, người không bao giờ rời khỏi "văn phòng", bạn luôn kiểm tra email công việc cho đến khi bạn ngủ thiếp đi.

Cả hai thái cực này đều không tốt cho sự nghiệp của bạn. Tham công tiếc việc sẽ làm giảm năng suất và tạo ra hàng loạt vấn đề sức khỏe.

Cách tốt nhất để làm việc tại nhà là bạn phải duy trì được lịch làm việc giống như khi bạn làm việc ở văn phòng. Điều này có nghĩa là phải thức dậy vào buổi sáng như lúc bình thường giống khi phải đến văn phòng, tập thể dục nếu đó là một phần trong thói quen hàng ngày của bạn, ăn sáng và nếu có thể đi dạo bên ngoài trước khi bắt đầu công việc.

Tương tự như vậy, hãy nghỉ trưa và rời khỏi không gian làm việc của bạn để bạn giữ được năng suất làm việc cao vào buổi chiều, và đảm bảo bạn cũng phải nghỉ ngơi vào cuối ngày.

Phaata

Phaata.com - Sàn giao dịch Logistics Quốc tế Đầu tiên Việt Nam​