Ngăn chặn gian lận trong chuỗi cung ứng

Ông Wade McDaniel, phó chủ tịch của tập đoàn Avnet, chuyên cung cấp các giải pháp chuỗi cung ứng, đưa ra cái nhìn sâu sắc và các lời khuyên để giúp doanh nghiệp của bạn giải quyết vấn đề gian lận trong chuỗi cung ứng.

1. Thừa nhận rắc rối của doanh nghiệp.

Gian lận là một chủ đề nhạy cảm. Hầu hết các nhà quản lý không muốn tin rằng nhân viên hoặc đồng nghiệp của mình hành xử thiếu đạo đức. Thế nhưng, chính các nhân viên là nguồn gốc gian lận lớn nhất trong chuỗi cung ứng, kế đến là đối tác và bên cung ứng thứ ba, dựa trên khảo sát đánh giá rủi ro gian lận năm 2016 của Deloitte Advisory.

2. Đừng vội kết luận.

Nếu các quy trình phân tích của doanh nghiệp phát hiện ra các hóa đơn giống nhau (bị trùng nhau), có thể có một vài nguyên nhân nào đó. Bởi vì con người có thể nhầm lẫn, vì thế bạn nên hỏi rõ ràng trước khi buộc tội một ai đó.

3. Nhận biết các gian lận nội bộ.

Có rất nhiều chuyên gia chỉ tập trung vào tính hiệu quả của hoạt động doanh nghiệp mà bỏ qua thất thoát lợi nhuận từ chính các gian lận nội bộ và các nguy cơ về tài chính, thương hiệu, danh tiếng có liên quan đến Hiệp hội các nhà phân phối.

4. Hiểu rõ đối tác.

Quá phụ thuộc vào các đối tác chuỗi cung ứng có thể tổn hại đến doanh nghiệp. Hãy dành thời gian để đánh giá tổng thể các đối tác, bao gồm các kiểm tra chi tiết về lịch sử hình thành và phát triển của họ, thiết lập sơ đồ hình ảnh về mối quan hệ, đánh giá sự khôn ngoan trong kinh doanh để xác định xung đột lợi ích có thể xảy ra, chỉ số khủng hoảng tài chính hoặc những tai tiếng khác..

5. Thường xuyên tiến hành đánh giá.

Quy trình phê duyệt đầu-cuối không nên là bước cuối cùng trong việc đánh giá các đối tác cung ứng. Các thành phần trong chuỗi cung ứng thay đổi thường xuyên khi có thay đổi nhân sự, diễn ra quá trình mua/bán doanh nghiệp cung ứng. Những sự kiện này có thể làm thay đổi độ rủi ro của các mối quan hệ, vì vậy, tái thẩm định (đánh giá) thường xuyên chính là yếu tố quyết định.

6. Thực hiện đánh giá rủi ro.

Các tổ chức cần nhìn nhận gian lận trong chuỗi cung ứng như là một yếu tố trong chiến lược rủi ro chuỗi cung ứng rộng lớn của họ. Hầu hết các doanh nghiệp đang thực hiện ít nhất là một vài hình thức kinh doanh và đánh giá rủi ro chuỗi cung ứng. Mở rộng quá trình đó bao gồm các mánh lới/chiêu thức gian lận là điều tự nhiên và cần thiết cho bước tiếp theo.

7. Sử dụng dữ liệu.

Các doanh nghiệp đang chủ động trong việc giảm thiểu gian lận trong chuỗi cung ứng sử dụng các phân tích như là một phần của quá trình gửi đơn hàng. Sử dụng dữ liệu hiện có trong các hệ thống lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp của bạn để thực thi các kiểm tra gian lận và các phân tích khác, mà những phân tích này có thể xác định được các bất thường hoặc sai sót trong hóa đơn.

8. Khai thác nguồn dữ liệu phi cấu trúc.

Những doanh nghiệp hàng đầu kết hợp khai thác dữ liệu và kế toán điều tra để vượt ra việc phân tích về các khoản nợ giao dịch phải thanh toán. Bằng cách sử dụng các nguồn dữ liệu phi cấu trúc – ví dụ như biên nhận, thư điện tử, hợp đồng, các tổ chức/doanh nghiệp có thể xác định các chỉ số gian lận.

9. Khả năng hiển thị nguồn gốc sản phẩm.

Gian lận không phải lúc nào cũng công khai. Lấy ví dụ về chuỗi cung ứng công nghệ cao, không thể đánh giá thấp mối đe dọa liên tục của phụ tùng giả. Khả năng hiển thị các tầng sâu nhất của chuỗi cung ứng là điều cần thiết để đảm bảo nguồn gốc của sản phẩm mà bạn đang tìm kiếm.

10. Luôn cảnh giác.

Dựa trên mô hình tam giác gian lận của nhà tội phạm học Donald Cressey, hiện nay có ba yếu tố đại diện cho tất cả các trường hợp gian lận nghề nghiệp, đó chính là: động cơ (có nhu cầu tài chính), cơ hội (sự yếu kém trong quản lý nội bộ) và sự hợp lý hoá (tự biện minh cho việc gian lận).

(Nguồn: Phaata.com - Theo: Inboundlogistics)