Chuẩn bị trung tâm phân phối sẵn sàng cho mùa cao điểm

Ông Mark Sibley, phó chủ tịch bộ phận hỗ trợ của BEUMER Corporation, đưa ra lời khuyên để chuẩn bị trung tâm phân phối của bạn trước khi các đơn đặt hàng vào mùa lễ ập đến.

1.Bắt đầu sớm.

Đừng chỉ lên kế hoạch trước khi mùa cao điểm bắt đầu. Bạn sẽ phải cần đến khoảng thời gian từ 3-5 tháng để xem xét, tính toán hết tất cả các vấn đề có khả năng phát sinh; để lập hồ sơ, phân tích, kiểm tra phạm vi chính xác của nguy cơ, và tiến hành thực hiện các quá trình mới với thời gian đủ để kiểm tra các giả định đối với kết quả thực tế.

2.Học hỏi kinh nghiệm từ mùa cao điểm trước đó.

Xem xét và phân tích hồ sơ bảo trì và hoạt động hiện có của bạn để xác định các khu vực yếu kém hoặc tắc nghẽn. Sau đó bạn hãy phát triển các kế hoạch hoạt động hiệu quả để giải quyết chúng.

3.Kết hợp linh hoạt.

Không có kế hoạch dành cho mùa cao điểm nào có thể lường trước tất cả khả năng có thể xảy ra.

Cân nhắc làm việc với nhà cung ứng dịch vụ sắp xếp và phân loại để lên lịch trình cho kiểm toán vào mùa cao điểm trước khi mùa cao điểm thực sự bắt đầu.

4.Quy trình theo dõi sai sót hai lần.

Để chuẩn bị sẵn sàng dựa trên kinh nghiệm của quá khứ, bạn cần có các quy trình đã được thiết lập để lập hồ sơ và theo dõi các sự kiện diễn ra mỗi ngày, ví dụ như sự trục trặc của thiết bị, băng chuyền hoặc các thiết bị phân loại đột nhiên dừng hoạt động, sự ngắt đoạn của các đơn hàng, và sự giảm bớt các cấp độ dịch vụ và thông lượng hàng hóa.

5.Áp dụng quá trình kiểm tra ngắn.

Quy trình kiểm tra ngắn đóng vai trò là các điều kiện bắt buộc điển hình trong suốt mùa cao điểm. Bạn nên tiến hành kiểm tra một cách tối ưu trước mùa cao điểm từ 4 – 6 tuần. Hãy giữ lại một nửa thông lượng của một ngày bình thường, và gửi nó đi trong thời điểm áp lực cao kéo dài 3-4 giờ để có thể sao chép khối lượng sản phẩm và các điều kiện hoạt động.

6.Điều chỉnh chu kỳ bảo trì.

Xác định các khu vực trọng điểm cần gia tăng thời gian bảo trì. Tiến hành kiểm tra và kiểm toán tập trung vào linh phụ kiện của thiết bị - thấu kính máy ảnh và bộ cảm biến, động cơ và điều chỉnh dây đai, dây cáp để gia tăng thời hạn hao mòn tự nhiên như là các biến động sử dụng.

7.Xây dựng kế hoạch phản ứng khẩn cấp.

Xác định các thiết bị chủ chốt trong trung tâm có khả năng làm cho doanh nghiệp dừng hoạt động nếu nó bị hư/trục trặc. Kế hoạch phản ứng khẩn cấp đảm bảo bạn có đủ chuyên môn, đối tác và các phần cần thiết để giải quyết rắc rối nhanh nhất và khôn ngoan nhất có thể.

8.Luôn có sẵn linh kiện thay thế.

 Bạn sẽ hao tốn tiền, thời gian và thông lượng nếu phải chờ một đêm để nhà cung ứng gửi các linh kiện thay thế. Kế hoạch duy trì mùa cao điểm và ứng phó có thể giúp xác định những linh kiện thay thế nào bạn và đối tác nên có sẵn để đáp ứng việc sửa chữa nhanh chóng.

9.Giữ nguồn lực công nghệ thông tin trong vòng lặp.

Trong các trung tâm phân phối định hướng công nghệ thông tin ngày nay, bộ phận hỗ trợ công nghệ thông tin (IT) 24/7 và quy trình rõ ràng để xử lý sự cố và sự leo thang của vấn đề là điều cần thiết. Xem xét phản hồi IT và các bước leo thang với nguồn lực bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Lọc ra cách thức, thời gian và người cần liên hệ trước khi mùa cao điểm bắt đầu.

10.Xây dựng và theo dõi một kế hoạch đầy đủ.

Một kế hoạch đầy đủ và đã được kiểm tra dành cho mùa cao điểm tập trung vào hệ thống chính thì yếu tố nhân sự, sự bảo trì và quy trình vận hành mang tính quyết định. Kế hoạch này nên mang tính toàn diện để có khả năng bao quát từng yếu tố mà các điều kiện mùa cao điểm có thể tác động, cũng như có hướng dẫn/chỉ dẫn rõ ràng để giải quyết với bất cứ rắc rối bất ngờ nào có thể phát sinh.

(Nguồn: Phaata.com - Theo: Inboundlogistics)