Track Trace là gì? Theo dõi và Truy vết đơn hàng, lô hàng

Trong thời đại thương mại điện tử phát triển mạnh mẽ, việc theo dõi và truy vết đơn hàng, lô hàng (track and trace) trở nên vô cùng quan trọng đối với cả người bán và người mua. Track and trace không chỉ giúp bạn biết được vị trí và trạng thái của hàng hóa mà còn mang lại nhiều lợi ích khác, từ nâng cao trải nghiệm khách hàng đến tối ưu hóa hoạt động logistics. Hãy cùng Sàn giao dịch logistics Phaata tìm hiểu chi tiết về track and trace trong bài viết này.

Mục lục

1. Track and Trace là gì?

2. Lợi ích của Track and Trace

3. Quy trình Track and Trace

4. Các công nghệ hỗ trợ Track and Trace

5. Câu hỏi thường gặp về Track and Trace

6. Kết luận

1. Track and Trace là gì?

Track and trace, hay còn được gọi là theo dõi và truy vết, là quá trình theo dõi và ghi lại lộ trình di chuyển của đơn hàng hoặc lô hàng từ điểm xuất phát đến điểm đích. Quá trình này cung cấp thông tin cập nhật về vị trí và trạng thái của hàng hóa, giúp các bên liên quan như người gửi, người nhận và hãng vận chuyển nắm bắt được tình hình vận chuyển và đưa ra quyết định kịp thời.

Mục đích chính của track and trace là:

• Cung cấp thông tin cập nhật về vị trí và trạng thái của đơn hàng/lô hàng cho các bên liên quan.
• Giúp người gửi và người nhận hàng ước tính thời gian giao hàng.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng bằng cách cung cấp thông tin minh bạch và chính xác về đơn hàng.
• Tăng cường hiệu quả hoạt động logistics bằng cách giám sát và tối ưu hóa quy trình vận chuyển.
• Giảm thiểu rủi ro và thất thoát hàng hóa trong quá trình vận chuyển.

2. Lợi ích của Track and Trace

Track and trace mang lại nhiều lợi ích cho tất cả các bên tham gia vào quá trình vận chuyển hàng hóa:

Đối với người bán

• Nâng cao sự hài lòng của khách hàng: Bằng cách cung cấp thông tin theo dõi đơn hàng minh bạch và chính xác, người bán có thể nâng cao sự hài lòng của khách hàng, xây dựng lòng tin và khuyến khích khách hàng quay lại mua hàng trong tương lai.
• Giảm thiểu các yêu cầu hỗ trợ và khiếu nại liên quan đến vận chuyển: Khi khách hàng có thể tự theo dõi đơn hàng của mình, họ sẽ ít có khả năng liên hệ với bạn để hỏi về tình trạng đơn hàng, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.
• Quản lý rủi ro vận chuyển tốt hơn: Theo dõi lộ trình hàng hóa giúp bạn phát hiện sớm các vấn đề có thể xảy ra như chậm trễ, thất lạc hoặc hư hỏng, từ đó có biện pháp xử lý kịp thời và giảm thiểu thiệt hại.
• Tăng cường hiệu quả hoạt động và giảm chi phí vận hành: Thông tin theo dõi giúp bạn tối ưu hóa quy trình vận chuyển, giảm thiểu thời gian chờ đợi và lãng phí, từ đó tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Đối với người mua

• Theo dõi tiến trình đơn hàng và biết chính xác thời điểm nhận hàng: Người mua có thể chủ động theo dõi đơn hàng của mình, biết được hàng hóa đang ở đâu và khi nào sẽ được giao đến, từ đó sắp xếp thời gian và công việc để nhận hàng một cách thuận tiện.
• An tâm hơn về tình trạng đơn hàng: Track and trace giúp giảm bớt lo lắng của người mua về việc đơn hàng có thể bị thất lạc, hư hỏng hoặc chậm trễ.
• Nâng cao trải nghiệm mua sắm: Việc cung cấp thông tin theo dõi đơn hàng minh bạch và chi tiết thể hiện sự chuyên nghiệp và quan tâm đến khách hàng của người bán, góp phần nâng cao trải nghiệm mua sắm tổng thể.

Đối với hãng vận chuyển

• Tối ưu hóa quy trình vận chuyển và quản lý hàng hóa hiệu quả hơn: Track and trace giúp hãng vận chuyển theo dõi và quản lý hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển, từ đó tối ưu hóa tuyến đường, lịch trình và phân bổ nguồn lực.
• Giảm thiểu sai sót và thất thoát hàng hóa: Nhờ khả năng theo dõi và truy vết, hãng vận chuyển có thể nhanh chóng phát hiện và xử lý các sai sót hoặc thất thoát hàng hóa, giảm thiểu tổn thất và nâng cao chất lượng dịch vụ.
• Cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp và minh bạch: Track and trace giúp hãng vận chuyển cung cấp cho khách hàng thông tin chính xác và kịp thời về tình trạng đơn hàng, thể hiện sự chuyên nghiệp và minh bạch, từ đó tăng cường uy tín và cạnh tranh trên thị trường.

3. Quy trình Track and Trace

Quy trình track and trace thường bao gồm các bước sau:

1. Gửi hàng và nhận mã theo dõi: Khi bạn gửi hàng thông qua một hãng vận chuyển, bạn sẽ nhận được một mã theo dõi (tracking number) duy nhất cho lô hàng đó. Mã theo dõi này thường được in trên vận đơn hoặc gửi qua email/tin nhắn cho bạn.
2. Truy cập hệ thống/ứng dụng theo dõi: Sử dụng mã theo dõi để truy cập vào hệ thống hoặc ứng dụng theo dõi của hãng vận chuyển. Hầu hết các hãng vận chuyển đều cung cấp dịch vụ theo dõi trực tuyến trên website hoặc ứng dụng di động của họ.
3. Nhập mã theo dõi: Nhập mã theo dõi vào ô tìm kiếm trên hệ thống/ứng dụng.
4. Xem thông tin: Hệ thống sẽ hiển thị thông tin chi tiết về trạng thái và vị trí hiện tại của lô hàng, bao gồm các điểm trung chuyển, thời gian dự kiến giao hàng, v.v.
5. Nhận thông báo cập nhật (nếu có): Một số hệ thống/ứng dụng cho phép bạn đăng ký nhận thông báo cập nhật về tình trạng đơn hàng qua email hoặc tin nhắn, giúp bạn luôn nắm bắt được thông tin mới nhất về lô hàng của mình.

4. Các công nghệ hỗ trợ Track and Trace

Để thực hiện track and trace một cách hiệu quả, các hãng vận chuyển sử dụng nhiều công nghệ khác nhau, bao gồm:

• Mã vạch (Barcode) và máy quét mã vạch: Mã vạch là một dạng mã biểu diễn dữ liệu bằng các vạch và khoảng trắng, có thể được đọc bằng máy quét mã vạch. Mỗi lô hàng sẽ được gán một mã vạch duy nhất, giúp dễ dàng theo dõi và quản lý trong suốt quá trình vận chuyển.
• RFID (Radio Frequency Identification): RFID là công nghệ nhận diện bằng sóng vô tuyến, cho phép theo dõi và quản lý hàng hóa từ xa mà không cần tiếp xúc trực tiếp. RFID tag (thẻ RFID) được gắn vào hàng hóa hoặc container, chứa thông tin về lô hàng và có thể được đọc bởi các đầu đọc RFID đặt tại các điểm trung chuyển.
• GPS (Global Positioning System): GPS là hệ thống định vị toàn cầu, sử dụng các vệ tinh để xác định vị trí của một đối tượng trên Trái Đất. GPS được tích hợp vào các phương tiện vận chuyển hoặc các thiết bị theo dõi để cung cấp thông tin về vị trí của lô hàng theo thời gian thực.
• Internet of Things (IoT): IoT là mạng lưới các thiết bị vật lý được kết nối với nhau thông qua internet, cho phép thu thập và trao đổi dữ liệu. Trong lĩnh vực logistics, IoT được ứng dụng để theo dõi và quản lý hàng hóa, phương tiện vận tải, kho bãi, v.v.
• Hệ thống quản lý vận tải (TMS): TMS là một giải pháp phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình vận tải, bao gồm cả chức năng track and trace. TMS tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau như GPS, RFID, IoT, v.v. để cung cấp thông tin theo dõi chính xác và toàn diện.
• Trí tuệ nhân tạo (AI) và Machine Learning: AI và Machine Learning được sử dụng để phân tích dữ liệu vận chuyển, dự đoán các vấn đề có thể xảy ra và đưa ra các giải pháp tối ưu, giúp cải thiện hiệu quả và độ chính xác của quá trình track and trace.

5. Câu hỏi thường gặp về Track and Trace

Làm thế nào để có được mã theo dõi?

• Thông thường, bạn sẽ nhận được mã theo dõi từ hãng vận chuyển sau khi gửi hàng. Mã theo dõi có thể được in trên vận đơn hoặc gửi qua email/tin nhắn cho bạn.

Tôi có thể theo dõi đơn hàng của mình ở đâu?

• Bạn có thể theo dõi đơn hàng của mình trên website hoặc ứng dụng di động của hãng vận chuyển. Ngoài ra, có nhiều công cụ và ứng dụng theo dõi của bên thứ ba cho phép bạn theo dõi đơn hàng từ nhiều hãng vận chuyển khác nhau.

Tại sao tôi không thể theo dõi đơn hàng của mình?

• Có một số lý do khiến bạn không thể theo dõi đơn hàng của mình:
  • Mã theo dõi không chính xác: Hãy kiểm tra lại mã theo dõi bạn đã nhập có đúng hay không.
  • Đơn hàng chưa được cập nhật: Thông tin theo dõi có thể chưa được cập nhật trên hệ thống. Hãy đợi một thời gian và kiểm tra lại sau.
  • Vấn đề kỹ thuật: Có thể có sự cố kỹ thuật với hệ thống theo dõi. Hãy liên hệ với hãng vận chuyển để được hỗ trợ.

Tôi nên làm gì nếu đơn hàng của tôi bị chậm trễ?

• Nếu đơn hàng của bạn bị chậm trễ so với thời gian giao hàng dự kiến, bạn có thể:
  • Kiểm tra thông tin theo dõi: Xem thông tin theo dõi để biết vị trí hiện tại và nguyên nhân gây chậm trễ (nếu có).
  • Liên hệ với hãng vận chuyển: Liên hệ với hãng vận chuyển để được giải thích về tình trạng đơn hàng và thời gian giao hàng mới dự kiến.
  • Liên hệ với người bán: Nếu bạn đã liên hệ với hãng vận chuyển mà không nhận được phản hồi thỏa đáng, hãy liên hệ với người bán để được hỗ trợ.

6. Kết luận

Track and trace là một công cụ quan trọng trong ngành logistics hiện đại, giúp tăng cường tính minh bạch, hiệu quả và an toàn trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Bằng cách sử dụng track and trace, người gửi hàng, người nhận hàng và hãng vận chuyển có thể theo dõi và quản lý đơn hàng một cách hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Với sự phát triển của công nghệ, track and trace đang ngày càng trở nên tiên tiến và dễ sử dụng hơn, mang lại nhiều lợi ích cho tất cả các bên tham gia trong chuỗi cung ứng. Hãy tận dụng công cụ này để tối ưu hóa hoạt động logistics và nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp bạn.

Nếu bạn cần tìm kiếm các công ty logistics uy tín trên thị trường để tư vấn hỗ trợ; hoặc có bất kỳ yêu cầu nào về dịch vụ vận chuyển / logistics, hãy gửi yêu cầu báo giá lên Sàn giao dịch logistics Phaata tại đây. Bạn sẽ nhận được nhiều chào giá và tư vấn từ nhiều công ty logistics trên thị trường để có thể lựa chọn được giá cước / dịch vụ tốt nhất cho mình.

Hy vọng bài viết này, Sàn logistics Phaata đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về track trace.

Phaata chúc bạn thành công!

Nguồn: Phaata.com - Sàn giao dịch logistics quốc tế đầu tiên Việt Nam

► Tìm Cước vận chuyển & Dịch vụ logistics tốt hơn!