Lead Time là gì? Tầm quan trọng và cách tối ưu hóa

Trong thế giới kinh doanh đầy cạnh tranh, lead time hay thời gian thực hiện đơn hàng đóng vai trò then chốt trong việc đáp ứng nhu cầu khách hàng và tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp. Hiểu rõ về lead time và các yếu tố ảnh hưởng đến nó sẽ giúp bạn nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng, giảm chi phí và tăng cường sự hài lòng của khách hàng. 

Với bài viết này, Sàn giao dịch logistics Phaata sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về lead time và các phương pháp để tối ưu hóa nó.

Mục lục

1. Lead Time là gì?

2. Tầm quan trọng của Lead Time

3. Các yếu tố ảnh hưởng đến Lead time

4. Cách tính toán lead time

5. Làm thế nào để rút ngắn lead time?

6. Câu hỏi thường gặp về lead time

7. Kết luận

1. Lead Time là gì?

Lead time là khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành một quy trình hoặc hoạt động cụ thể. Trong lĩnh vực sản xuất và logistics, lead time thường được hiểu là khoảng thời gian từ khi nhận được đơn đặt hàng cho đến khi hàng hóa được giao đến tay khách hàng cuối cùng.

Lead time bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau, từ xử lý đơn hàng, sản xuất, kiểm tra chất lượng, đóng gói, vận chuyển cho đến thủ tục hải quan và giao nhận cuối cùng. Mỗi giai đoạn đều có thể ảnh hưởng đến tổng thời gian lead time.

Ví dụ:

• Sản xuất một chiếc ô tô: Lead time bao gồm thời gian đặt hàng các linh kiện, thời gian lắp ráp, kiểm tra chất lượng và hoàn thiện sản phẩm. Đối với một chiếc ô tô, lead time có thể kéo dài từ vài tuần đến vài tháng.
• May một chiếc áo: Lead time bao gồm thời gian chuẩn bị vải, cắt may, in ấn, kiểm tra chất lượng và đóng gói. Đối với một chiếc áo, lead time có thể từ vài ngày đến vài tuần.
• Sản xuất một lô hàng bánh kẹo: Lead time bao gồm thời gian chuẩn bị nguyên liệu, sản xuất, đóng gói và kiểm tra chất lượng. Tùy thuộc vào quy mô lô hàng và công nghệ sản xuất, lead time có thể từ vài giờ đến vài ngày.

2. Tầm quan trọng của Lead Time

Lead time có ảnh hưởng lớn đến nhiều khía cạnh của hoạt động kinh doanh, đặc biệt là trong lĩnh vực sản xuất, xuất nhập khẩu và logistics.

• Đáp ứng nhu cầu khách hàng: Lead time ngắn giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách nhanh chóng và kịp thời, nâng cao sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng.
• Giảm thiểu chi phí lưu kho: Lead time ngắn đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể giảm lượng hàng tồn kho, từ đó giảm chi phí lưu trữ, bảo quản và quản lý hàng tồn kho.
• Tăng hiệu quả chuỗi cung ứng: Tối ưu hóa lead time giúp cải thiện dòng chảy hàng hóa trong chuỗi cung ứng, giảm thiểu thời gian chờ đợi và lãng phí, tăng tính linh hoạt và khả năng đáp ứng của chuỗi cung ứng đối với những biến động của thị trường.
• Nâng cao khả năng cạnh tranh: Trong thị trường cạnh tranh khốc liệt ngày nay, lead time ngắn có thể là một lợi thế cạnh tranh quan trọng, giúp doanh nghiệp thu hút khách hàng và giành được thị phần.
• Cải thiện quản lý dòng tiền: Lead time ngắn giúp doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh hơn sau khi bán hàng, cải thiện dòng tiền và tăng khả năng đầu tư, mở rộng sản xuất kinh doanh.

Các loại Lead Time

• Thời gian sản xuất (Production Lead Time): Đây là khoảng thời gian cần thiết để sản xuất hoặc chế tạo một sản phẩm, từ khi nhận nguyên liệu đầu vào đến khi sản phẩm hoàn thiện và sẵn sàng để xuất kho.
• Thời gian mua sắm (Procurement Lead Time): Đây là khoảng thời gian cần thiết để mua sắm nguyên vật liệu, linh kiện hoặc hàng hóa từ nhà cung cấp, từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng vào kho.
• Thời gian vận chuyển (Transportation Lead Time): Đây là khoảng thời gian cần thiết để vận chuyển hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đích, bao gồm cả thời gian xếp dỡ tại cảng hoặc sân bay, thời gian vận chuyển trên đường và thời gian thông quan hải quan.
• Thời gian giao hàng (Delivery Lead Time): Đây là khoảng thời gian cần thiết để giao hàng từ kho hoặc trung tâm phân phối đến tay khách hàng cuối cùng.
• Thời gian chu kỳ (Cycle Time): Đây là tổng thời gian của tất cả các giai đoạn trong quy trình, từ khi bắt đầu một hoạt động cho đến khi hoạt động đó hoàn thành và sẵn sàng bắt đầu lại chu kỳ mới.

3. Các yếu tố ảnh hưởng đến Lead time

Lead time bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau, cả nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp. Hiểu rõ các yếu tố này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan và tìm ra các giải pháp để tối ưu hóa lead time.

• Yếu tố liên quan đến sản phẩm:
  • Loại sản phẩm: Sản phẩm phức tạp, yêu cầu nhiều công đoạn sản xuất hoặc có nhiều thành phần phức tạp thường có lead time dài hơn so với sản phẩm đơn giản.
  • Tính sẵn có của nguyên vật liệu: Nếu nguyên vật liệu cần nhập khẩu hoặc khan hiếm trên thị trường, thời gian mua sắm và sản xuất sẽ kéo dài, ảnh hưởng đến lead time.
  • Quy mô sản xuất: Sản xuất với số lượng lớn có thể giúp giảm lead time nhờ tiết kiệm thời gian setup và tận dụng lợi thế quy mô, nhưng cũng có thể tăng lead time nếu vượt quá năng lực sản xuất hiện tại của doanh nghiệp.
• Yếu tố liên quan đến vận chuyển:
  • Khoảng cách vận chuyển: Khoảng cách giữa điểm xuất phát và điểm đích càng xa thì thời gian vận chuyển càng lâu, dẫn đến lead time dài hơn.
  • Phương thức vận chuyển: Mỗi phương thức vận chuyển có tốc độ và chi phí khác nhau. Vận tải hàng không thường nhanh hơn vận tải đường biển, nhưng chi phí cao hơn. Doanh nghiệp cần cân nhắc giữa tốc độ và chi phí để lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp.
  • Tuyến đường và lịch trình vận chuyển: Tình trạng tắc nghẽn tại cảng, sân bay, hoặc các sự cố trên đường có thể ảnh hưởng đến thời gian vận chuyển và làm tăng lead time.
  • Thủ tục hải quan: Thủ tục hải quan phức tạp hoặc việc kiểm tra hàng hóa kỹ lưỡng có thể làm chậm quá trình thông quan và kéo dài lead time, đặc biệt là đối với hàng hóa xuất nhập khẩu.
• Các yếu tố khác:
  • Năng lực sản xuất của nhà cung cấp: Nếu nhà cung cấp có năng lực sản xuất hạn chế hoặc đang gặp khó khăn trong sản xuất, lead time có thể bị kéo dài.
  • Mức độ tự động hóa trong quy trình sản xuất và logistics: Ứng dụng công nghệ và tự động hóa có thể giúp giảm thiểu thời gian xử lý đơn hàng, sản xuất và vận chuyển, từ đó rút ngắn lead time.
  • Sự phối hợp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp và với các đối tác bên ngoài: Sự phối hợp chặt chẽ và hiệu quả giữa các bộ phận trong doanh nghiệp (mua hàng, sản xuất, kho vận, bán hàng,...) và với các đối tác bên ngoài (nhà cung cấp, hãng vận tải, đại lý hải quan,...) là rất quan trọng để đảm bảo quy trình diễn ra trơn tru và giảm thiểu lead time.
  • Các sự cố bất ngờ: Các sự cố như thiên tai, dịch bệnh, đình công, biến động chính trị, v.v. có thể gây gián đoạn chuỗi cung ứng và làm tăng lead time.

4. Cách tính toán lead time

Tính toán lead time là một quá trình quan trọng giúp doanh nghiệp dự đoán thời gian hoàn thành đơn hàng và đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp.

Công thức tính lead time tổng thể:

Lead time tổng thể = Thời gian mua sắm + Thời gian sản xuất + Thời gian vận chuyển + Thời gian xử lý đơn hàng + Thời gian giao hàng

Tính toán lead time cho từng giai đoạn:

Để tính toán lead time chính xác, bạn cần thu thập dữ liệu về thời gian thực hiện của từng giai đoạn trong quy trình, từ khi nhận đơn đặt hàng đến khi giao hàng thành công. Bạn có thể sử dụng các phương pháp như:

• Ghi nhận thời gian thực tế: Theo dõi và ghi lại thời gian thực hiện của từng giai đoạn trong một số đơn hàng mẫu.
• Sử dụng dữ liệu lịch sử: Phân tích dữ liệu lịch sử về thời gian thực hiện của các đơn hàng trước đó để ước tính lead time cho các đơn hàng tương tự.
• Tham khảo thông tin từ nhà cung cấp và hãng vận tải: Hỏi nhà cung cấp về thời gian sản xuất dự kiến và hãng vận tải về thời gian vận chuyển dự kiến.

Sử dụng công cụ hỗ trợ:

• Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning): ERP có thể giúp bạn theo dõi và quản lý toàn bộ quy trình sản xuất và kinh doanh, từ đó tính toán lead time một cách tự động và chính xác.
• Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM): SCM giúp bạn quản lý và tối ưu hóa toàn bộ chuỗi cung ứng, bao gồm cả việc tính toán và giảm thiểu lead time.
• Hệ thống quản lý vận tải (TMS): TMS giúp bạn quản lý và theo dõi quá trình vận chuyển, từ đó ước tính thời gian vận chuyển và cập nhật ETA (Estimated Time of Arrival).

5. Làm thế nào để rút ngắn lead time?

Rút ngắn lead time là một mục tiêu quan trọng để nâng cao hiệu quả hoạt động và đáp ứng nhu cầu khách hàng tốt hơn. Dưới đây là một số phương pháp phổ biến:

• Tối ưu hóa quy trình sản xuất:
  • Áp dụng các phương pháp sản xuất tinh gọn (lean manufacturing) để loại bỏ lãng phí, giảm thiểu thời gian chờ đợi và tăng hiệu suất sản xuất.
  • Sử dụng công nghệ tự động hóa để tăng tốc độ sản xuất và giảm thiểu sai sót, từ đó rút ngắn thời gian sản xuất.
  • Cải thiện quy trình quản lý và lập kế hoạch sản xuất, đảm bảo nguyên vật liệu và nhân lực luôn sẵn sàng, giảm thiểu thời gian chờ đợi và gián đoạn.
• Cải thiện quản lý hàng tồn kho:
  • Áp dụng các phương pháp quản lý hàng tồn kho như Just-in-Time (JIT) để giảm thiểu lượng hàng tồn kho, từ đó giảm chi phí lưu kho và tăng tốc độ luân chuyển hàng hóa.
  • Sử dụng phần mềm quản lý kho (WMS) để theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho một cách hiệu quả, đảm bảo luôn có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu khách hàng mà không gây dư thừa.
• Lựa chọn phương thức vận chuyển nhanh chóng:
  • Cân nhắc sử dụng các dịch vụ vận chuyển nhanh như vận tải hàng không hoặc chuyển phát nhanh để rút ngắn thời gian vận chuyển, đặc biệt là đối với các đơn hàng gấp hoặc hàng hóa có giá trị cao.
  • Tối ưu hóa tuyến đường vận chuyển bằng cách sử dụng các công cụ lập kế hoạch vận tải và lựa chọn hãng vận tải uy tín, có dịch vụ vận chuyển nhanh chóng và đáng tin cậy.
• Đơn giản hóa thủ tục hành chính:
  • Cải tiến quy trình xử lý đơn hàng, thủ tục hải quan và các thủ tục hành chính khác để giảm thiểu thời gian chờ đợi và xử lý giấy tờ.
  • Sử dụng công nghệ thông tin để tự động hóa các quy trình và giảm thiểu sự can thiệp thủ công, từ đó tăng tốc độ xử lý và giảm thiểu sai sót.
• Xây dựng mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với nhà cung cấp:
  • Làm việc chặt chẽ với nhà cung cấp để đảm bảo họ hiểu rõ về yêu cầu của bạn và có thể đáp ứng kịp thời các đơn đặt hàng.
  • Thương lượng về các điều khoản giao hàng và thời gian sản xuất để đảm bảo nguồn cung ứng ổn định và nhanh chóng.
  • Cùng nhau tìm kiếm giải pháp để cải thiện quy trình và giảm thiểu lead time, ví dụ như áp dụng hệ thống trao đổi thông tin điện tử (EDI) hoặc chia sẻ dự báo nhu cầu.

6. Câu hỏi thường gặp về lead time

Lead time có giống với thời gian giao hàng không?

• Không, lead time và thời gian giao hàng là hai khái niệm khác nhau. Lead time là tổng thời gian từ khi nhận đơn đặt hàng đến khi giao hàng thành công, bao gồm cả thời gian sản xuất, vận chuyển và các quy trình khác. Trong khi đó, thời gian giao hàng chỉ là khoảng thời gian cần thiết để vận chuyển hàng hóa từ kho hoặc trung tâm phân phối đến tay khách hàng cuối cùng.

Làm thế nào để tôi có thể biết lead time của một sản phẩm?

• Bạn có thể biết lead time của một sản phẩm bằng cách:
  • Hỏi trực tiếp nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất: Đây là cách đơn giản và trực tiếp nhất để biết lead time.
  • Kiểm tra thông tin trên website hoặc tài liệu của nhà cung cấp: Nhiều nhà cung cấp công khai thông tin về lead time trên website hoặc trong các tài liệu giới thiệu sản phẩm.
  • Ước tính dựa trên kinh nghiệm: Nếu bạn đã từng mua sản phẩm tương tự hoặc làm việc với nhà cung cấp đó trước đây, bạn có thể ước tính lead time dựa trên kinh nghiệm của mình.

Tại sao lead time lại quan trọng đối với khách hàng?

• Lead time quan trọng đối với khách hàng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian họ nhận được sản phẩm. Khách hàng thường mong muốn nhận được sản phẩm càng sớm càng tốt, đặc biệt là đối với các sản phẩm cần gấp hoặc theo mùa vụ. Do đó, doanh nghiệp có lead time ngắn sẽ có lợi thế cạnh tranh hơn và làm hài lòng khách hàng hơn.

Làm thế nào để tôi có thể theo dõi tiến độ đơn hàng và biết khi nào hàng sẽ đến?

• Nhiều doanh nghiệp cung cấp dịch vụ theo dõi đơn hàng trực tuyến, cho phép khách hàng kiểm tra tình trạng và vị trí của đơn hàng trong thời gian thực. Bạn cũng có thể liên hệ trực tiếp với bộ phận chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp để được cập nhật thông tin về đơn hàng của mình.

7. Kết luận

Lead time là một chỉ số quan trọng phản ánh hiệu quả hoạt động của chuỗi cung ứng và ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng của khách hàng. Bằng cách hiểu rõ về lead time, các yếu tố ảnh hưởng và áp dụng các biện pháp giảm thiểu lead time, doanh nghiệp có thể nâng cao năng lực cạnh tranh, tối ưu hóa chi phí và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của thị trường.

Hy vọng bài viết này, Sàn logistics Phaata đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về lead time trong lĩnh vực logistics và quản trị chuỗi cung ứng.

Nếu bạn cần tìm kiếm các công ty logistics uy tín trên thị trường để tư vấn hỗ trợ; hoặc có bất kỳ yêu cầu nào về dịch vụ vận chuyển / logistics, hãy gửi yêu cầu lên Sàn giao dịch logistics Phaata tại đây. Bạn sẽ nhận được nhiều chào giá và tư vấn từ nhiều công ty logistics trên thị trường để có thể lựa chọn được giá cước / dịch vụ tốt nhất cho mình.

Phaata chúc bạn thành công!

Nguồn: Phaata.com - Sàn giao dịch logistics quốc tế đầu tiên Việt Nam

► Tìm Cước vận chuyển & Dịch vụ logistics tốt hơn!