Warehouse là gì? Tìm hiểu Vai trò và Các Loại Hình Kho Hàng

Trong thế giới kinh doanh hiện đại, warehouse (kho hàng) đóng vai trò không thể thiếu trong việc lưu trữ, quản lý và phân phối hàng hóa. Từ các doanh nghiệp sản xuất, thương mại đến các công ty logistics, warehouse đều là một mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng. Với bài viết này, Sàn giao dịch logistics Phaata sẽ giải thích chi tiết về warehouse, các loại hình kho hàng phổ biến, chức năng, quy trình hoạt động, cũng như những lợi ích và thách thức trong quản lý kho hàng.

Mục lục

1. Warehouse là gì?

2. Chức năng chính của warehouse

3. Các loại hình Warehouse

4. Chức năng của Warehouse

5. Quy trình hoạt động trong kho

6. Lợi ích khi sử dụng dịch vụ Warehouse

7. Thiết bị và Công nghệ trong Quản lý Kho hàng Hiện đại

8. Các yếu tố quan trọng trong quản lý kho

9. Câu hỏi thường gặp về Warehouse

10. Kết luận

1. Warehouse là gì?

Warehouse, hay còn được gọi là kho hàng hoặc nhà kho, là một không gian hoặc tòa nhà được sử dụng để lưu trữ hàng hóa. Nó có thể là một phần của cơ sở sản xuất, một tòa nhà độc lập hoặc một phần của trung tâm phân phối.

Warehouse không chỉ đơn thuần là nơi để chứa hàng hóa, mà còn là một trung tâm hoạt động logistics quan trọng, nơi diễn ra các hoạt động như tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, đóng gói và vận chuyển hàng hóa.

2. Chức năng chính của warehouse

Warehouse có các chức năng chính như sau:

• Lưu trữ hàng hóa một cách an toàn và bảo mật.
• Tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, đóng gói và vận chuyển hàng hóa.
• Hỗ trợ quản lý hàng tồn kho hiệu quả, đảm bảo cung ứng đủ hàng hóa cho hoạt động sản xuất và kinh doanh.

3. Các loại hình Warehouse

Có nhiều loại hình warehouse khác nhau, tùy thuộc vào đặc điểm hàng hóa, chức năng và mức độ tự động hóa. Dưới đây là một số loại hình phổ biến:

Phân loại theo đặc điểm hàng hóa

• Kho nguyên liệu thô (Raw materials warehouse): Chuyên lưu trữ nguyên vật liệu đầu vào cho quá trình sản xuất.
• Kho thành phẩm (Finished goods warehouse): Lưu trữ sản phẩm hoàn thiện, sẵn sàng để bán hoặc phân phối đến khách hàng.
• Kho trung chuyển (Transit warehouse): Dùng để lưu trữ tạm thời hàng hóa trong quá trình vận chuyển từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, giúp giảm thiểu chi phí vận chuyển và thời gian giao hàng.
• Kho bảo quản lạnh (Cold storage warehouse): Được trang bị hệ thống làm lạnh để lưu trữ các sản phẩm yêu cầu nhiệt độ kiểm soát như thực phẩm, dược phẩm, hóa chất, v.v.
• Kho hàng nguy hiểm (Dangerous goods warehouse): Chuyên lưu trữ các loại hàng hóa nguy hiểm như hóa chất độc hại, chất dễ cháy nổ, v.v., yêu cầu các biện pháp an toàn đặc biệt.

Phân loại theo chức năng

• Kho phân phối (Distribution center): Tập trung vào việc nhận hàng từ nhà sản xuất, phân loại, đóng gói và phân phối đến các điểm bán lẻ hoặc khách hàng cuối cùng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
• Kho lưu trữ (Storage warehouse): Chủ yếu lưu trữ hàng hóa trong thời gian dài, ít tập trung vào hoạt động phân phối.
• Kho hoàn tất đơn hàng (Fulfillment center): Tương tự như kho phân phối nhưng tập trung vào việc xử lý các đơn hàng trực tuyến, bao gồm cả việc đóng gói và vận chuyển hàng hóa đến tận tay khách hàng.
• Kho tự động (Automated warehouse): Sử dụng các công nghệ tự động hóa như robot, hệ thống băng tải, hệ thống quản lý kho bằng máy tính (WMS) để tối ưu hóa hoạt động kho bãi, giảm thiểu sự can thiệp của con người và tăng hiệu suất làm việc.

4. Chức năng của Warehouse

Một warehouse hiện đại không chỉ đơn thuần là nơi lưu trữ hàng hóa mà còn đảm nhiệm nhiều chức năng quan trọng trong chuỗi cung ứng:

• Lưu trữ hàng hóa: Bảo quản hàng hóa an toàn, tránh hư hỏng, mất mát hoặc thất thoát do các yếu tố như thời tiết, côn trùng, trộm cắp, v.v.
• Vận chuyển hàng hóa: Tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp, vận chuyển hàng hóa đến khách hàng hoặc các điểm phân phối khác một cách nhanh chóng và hiệu quả.
• Đóng gói và hoàn thiện đơn hàng: Kiểm tra, phân loại, đóng gói và dán nhãn hàng hóa theo đơn đặt hàng của khách hàng, đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng đúng chủng loại, số lượng và chất lượng.
• Quản lý hàng tồn kho: Theo dõi số lượng hàng hóa nhập kho, xuất kho, tồn kho, giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả, tránh tình trạng hết hàng hoặc dư thừa, tối ưu hóa chi phí lưu kho.
• Kiểm soát chất lượng: Kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập kho và xuất kho, đảm bảo hàng hóa đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra, giảm thiểu rủi ro về hàng hóa lỗi, hư hỏng.
• Cung cấp thông tin: Cung cấp thông tin về tình trạng hàng hóa, vị trí lưu trữ, lịch sử nhập xuất kho, v.v. cho các bên liên quan trong chuỗi cung ứng.
• Hỗ trợ các hoạt động khác: Tùy theo loại hình và quy mô, warehouse còn có thể hỗ trợ các hoạt động khác như lắp ráp, sản xuất, sửa chữa, v.v.

5. Quy trình hoạt động trong kho

Quy trình hoạt động trong một warehouse thường bao gồm các bước sau:

1. Nhập kho (Receiving):

• Tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp hoặc các bộ phận khác trong công ty
• Kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa dựa trên các chứng từ như đơn đặt hàng, phiếu giao hàng, v.v.
• Cập nhật thông tin hàng hóa vào hệ thống quản lý kho.

2. Kiểm tra và phân loại (Inspection and sorting):

• Kiểm tra chi tiết chất lượng hàng hóa, phát hiện và xử lý các sản phẩm lỗi, hư hỏng
• Phân loại hàng hóa theo các tiêu chí như loại hàng, kích thước, ngày sản xuất, hạn sử dụng, v.v.

3. Lưu trữ (Storing):

• Sắp xếp và lưu trữ hàng hóa vào các vị trí phù hợp trong kho, dựa trên các yếu tố như loại hàng, tần suất sử dụng, kích thước, v.v.
• Đảm bảo an toàn, dễ dàng truy xuất và tối ưu hóa không gian lưu trữ.

4. Chọn hàng (Picking):

• Lấy hàng hóa từ các vị trí lưu trữ theo đơn đặt hàng của khách hàng.
• Sử dụng các phương pháp chọn hàng hiệu quả như zone picking, wave picking, batch picking, v.v.

5. Đóng gói (Packing):

• Đóng gói hàng hóa vào bao bì phù hợp, đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển.
• Dán nhãn và ghi chú các thông tin cần thiết lên bao bì.

6. Xuất kho (Shipping):

• Giao hàng hóa cho đơn vị vận chuyển hoặc khách hàng.
• Cập nhật thông tin xuất kho vào hệ thống quản lý kho.

7. Kiểm kê (Inventory count):

• Đếm số lượng hàng hóa thực tế trong kho và đối chiếu với số liệu trong hệ thống quản lý kho để đảm bảo tính chính xác.
• Thực hiện kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất để phát hiện và xử lý các sai lệch.

6. Lợi ích khi sử dụng dịch vụ Warehouse

Đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc các doanh nghiệp mới thành lập, việc sử dụng dịch vụ warehouse từ các nhà cung cấp bên thứ ba mang lại nhiều lợi ích:

• Tiết kiệm chi phí:
  • Không cần đầu tư vốn lớn vào xây dựng và quản lý kho bãi riêng.
  • Giảm chi phí về mặt bằng, nhân sự, thiết bị và vận hành.
  • Tận dụng được quy mô kinh tế và chuyên môn hóa của nhà cung cấp dịch vụ.
• Tối ưu hóa không gian:
  • Các nhà cung cấp dịch vụ kho bãi thường có kinh nghiệm trong việc thiết kế và bố trí kho hàng, sử dụng các giải pháp lưu trữ hiện đại để tối ưu hóa không gian.
• Tăng hiệu quả hoạt động:
  • Các quy trình trong kho được chuyên nghiệp hóa và tiêu chuẩn hóa, sử dụng công nghệ và phần mềm quản lý kho hiện đại, giúp tăng tốc độ xử lý đơn hàng và giảm thiểu sai sót.
• Linh hoạt và mở rộng:
  • Doanh nghiệp có thể dễ dàng điều chỉnh không gian lưu trữ theo nhu cầu kinh doanh, không bị giới hạn bởi diện tích kho bãi cố định.
• Tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi:
  • Doanh nghiệp có thể tập trung vào các hoạt động kinh doanh chính, giao phó việc quản lý kho bãi cho các chuyên gia, từ đó nâng cao hiệu quả và năng suất chung.

7. Thiết bị và Công nghệ trong Quản lý Kho hàng Hiện đại

Để nâng cao hiệu quả hoạt động, các warehouse hiện đại thường được trang bị nhiều thiết bị và công nghệ hiện đại:

• Hệ thống quản lý kho (WMS - Warehouse Management System): Đây là một phần mềm quan trọng giúp tự động hóa và tối ưu hóa các hoạt động trong kho, từ nhập kho, xuất kho, kiểm kê, đến quản lý vị trí hàng hóa, theo dõi lô hàng, và báo cáo. WMS giúp tăng hiệu suất làm việc, giảm thiểu sai sót và cung cấp dữ liệu phân tích hữu ích cho việc ra quyết định.
• Thiết bị xử lý vật liệu:
  • Xe nâng (Forklift): Dùng để nâng và di chuyển pallet, hàng hóa nặng trong kho. Có nhiều loại xe nâng khác nhau như xe nâng điện, xe nâng dầu, xe nâng tay, v.v.
  • Xe đẩy pallet: Dùng để di chuyển pallet trên mặt đất một cách dễ dàng và nhanh chóng.
  • Băng tải (Conveyor): Dùng để vận chuyển hàng hóa tự động giữa các khu vực trong kho, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
  • Cần cẩu: Dùng để nâng và di chuyển hàng hóa nặng, cồng kềnh trong kho hoặc tại bến bãi.
• Hệ thống lưu trữ:
  • Kệ kho (Shelving): Các loại kệ khác nhau như kệ selective, kệ drive-in, kệ push back, kệ di động, v.v. được sử dụng để lưu trữ hàng hóa một cách khoa học và tối ưu hóa không gian kho.
  • Hệ thống lưu trữ và truy xuất tự động (AS/RS): Sử dụng robot hoặc các thiết bị tự động để lưu trữ và truy xuất hàng hóa, giúp tăng tốc độ và độ chính xác, đồng thời tiết kiệm không gian.
• Công nghệ nhận diện và thu thập dữ liệu:
  • Máy quét mã vạch (Barcode scanner): Dùng để đọc mã vạch trên sản phẩm và pallet, giúp theo dõi và quản lý hàng hóa một cách nhanh chóng và chính xác.
  • RFID (Radio Frequency Identification): Công nghệ nhận diện bằng sóng vô tuyến, cho phép theo dõi và quản lý hàng hóa từ xa mà không cần tiếp xúc trực tiếp.
  • Công nghệ IoT (Internet of Things): Kết nối các thiết bị và hệ thống trong kho với nhau, giúp thu thập và phân tích dữ liệu theo thời gian thực, từ đó đưa ra quyết định quản lý tối ưu.
• Công nghệ tự động hóa:
  • Robot tự động: Thực hiện các công việc lặp đi lặp lại như chọn hàng, đóng gói, vận chuyển hàng hóa trong kho, giúp tăng năng suất và giảm chi phí nhân công.
  • Drone: Sử dụng để kiểm kê hàng hóa trên cao hoặc tại những khu vực khó tiếp cận, giúp tiết kiệm thời gian và tăng tính chính xác.

8. Các yếu tố quan trọng trong quản lý kho

Để quản lý warehouse hiệu quả, cần xem xét và tối ưu hóa các yếu tố sau:

• Vị trí kho: Lựa chọn vị trí kho thuận lợi cho việc vận chuyển và tiếp cận khách hàng, đồng thời đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng và pháp lý.
• Thiết kế kho: Thiết kế bố trí kho hàng một cách khoa học, tối ưu hóa không gian lưu trữ và luồng di chuyển hàng hóa, đảm bảo an toàn và hiệu quả hoạt động.
• An toàn kho: Đảm bảo an toàn cho nhân viên và hàng hóa bằng cách tuân thủ các quy định về an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy, và sử dụng các thiết bị bảo hộ cá nhân.
• Bảo hiểm kho: Mua bảo hiểm để bảo vệ hàng hóa và tài sản trong kho khỏi các rủi ro như cháy nổ, thiên tai, trộm cắp, v.v.
• Vệ sinh kho: Duy trì vệ sinh sạch sẽ trong kho để đảm bảo chất lượng hàng hóa và môi trường làm việc an toàn cho nhân viên.
• Nhân viên kho: Tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân viên kho một cách chuyên nghiệp, đảm bảo họ có đủ kỹ năng và kiến thức để thực hiện công việc hiệu quả.
• Công nghệ kho: Áp dụng các công nghệ và phần mềm quản lý kho hiện đại để tối ưu hóa hoạt động, giảm thiểu sai sót và tăng năng suất.
• Quản lý hàng tồn kho: Áp dụng các phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả như Just-in-Time (JIT), Economic Order Quantity (EOQ), v.v. để giảm thiểu chi phí lưu kho và đảm bảo cung ứng kịp thời.

9. Câu hỏi thường gặp về Warehouse

• Sự khác biệt giữa warehouse và distribution center là gì?

• Làm thế nào để tối ưu hóa không gian lưu trữ trong kho?

• WMS là gì và tại sao nó lại quan trọng trong quản lý kho?

10. Kết luận

Warehouse hay kho hàng đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Bằng cách hiểu rõ về warehouse, các loại hình kho hàng, chức năng và quy trình hoạt động, cũng như áp dụng các biện pháp quản lý và công nghệ phù hợp, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hoạt động logistics, giảm chi phí, tăng năng suất và mang lại sự hài lòng cho khách hàng.

Nếu bạn cần tìm kiếm các công ty logistics uy tín trên thị trường để tư vấn hỗ trợ; hoặc có bất kỳ yêu cầu nào về dịch vụ kho hàng, hãy gửi yêu cầu báo giá lên Sàn logistics Phaata tại đây. Bạn sẽ nhận được nhiều chào giá và tư vấn từ nhiều công ty cho thuê kho hàng trên thị trường để có thể lựa chọn được giá thuê kho tốt nhất cho mình.

Hy vọng bài viết này, Sàn logistics Phaata đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về warehouse. 

Phaata chúc bạn thành công!

Nguồn: Phaata.com - Sàn giao dịch logistics quốc tế đầu tiên Việt Nam

► Tìm Cước vận chuyển & Dịch vụ logistics tốt hơn!