Procurement là gì? Tìm hiểu toàn diện về Quản lý Mua sắm

Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt của thị trường hiện nay, Procurement hay Quản lý Mua sắm không chỉ đơn thuần là việc mua hàng, mà còn là một chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động và đạt được lợi thế cạnh tranh. Với bài viết này, Sàn giao dịch logistics Phaata sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về Procurement, từ định nghĩa procurement là gì, quy trình, mục tiêu, lợi ích cho đến các xu hướng mới nhất, giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò của Procurement trong hoạt động kinh doanh và cách áp dụng nó một cách hiệu quả.

Mục lục

1. Procurement là gì?

2. Mục tiêu của hoạt động Procurement

3. Các loại hình Procurement

4. Quy trình Procurement

5. Lợi ích của việc áp dụng quy trình Procurement hiệu quả

6. Xu hướng mới trong Procurement

7. Câu hỏi thường gặp

8. Kết luận

1. Procurement là gì?

Procurement, hay còn gọi là Mua sắm hoặc Thu mua, là một quá trình bao gồm nhiều hoạt động liên quan đến việc tìm kiếm, lựa chọn, đàm phán và mua sắm các hàng hóa, dịch vụ hoặc công trình cần thiết cho hoạt động của một tổ chức. Quá trình này bao gồm tất cả các giai đoạn từ việc xác định nhu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng, đặt hàng, theo dõi đơn hàng, nhận hàng, thanh toán và cuối cùng là đánh giá hiệu suất nhà cung cấp.

Procurement không chỉ đơn thuần là việc mua hàng với giá rẻ nhất, mà còn là việc tìm kiếm sự cân bằng giữa chi phí, chất lượng, thời gian giao hàng và rủi ro, nhằm đảm bảo rằng tổ chức có thể đáp ứng nhu cầu của mình một cách hiệu quả và bền vững.

Phân biệt Procurement, Purchasing và Sourcing

Mặc dù thường được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng ba thuật ngữ này có những điểm khác biệt tinh tế:

• Purchasing (Mua hàng): Tập trung vào hoạt động mua hàng hóa/dịch vụ theo yêu cầu đã được xác định, thường liên quan đến các giao dịch đơn lẻ hoặc ngắn hạn.
• Sourcing (Tìm nguồn cung ứng): Tập trung vào việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất, đảm bảo cung ứng ổn định và lâu dài, thường liên quan đến việc xây dựng và duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp.
• Procurement (Quản lý Mua sắm): Bao quát hơn cả Purchasing và Sourcing, bao gồm toàn bộ quá trình mua sắm từ đầu đến cuối, từ việc xác định nhu cầu đến đánh giá hiệu suất nhà cung cấp, với mục tiêu tối ưu hóa chi phí và giá trị.

2. Mục tiêu của hoạt động Procurement

Hoạt động Procurement có nhiều mục tiêu quan trọng, bao gồm:

• Đảm bảo cung ứng: Đảm bảo cung ứng đầy đủ và kịp thời các hàng hóa, dịch vụ hoặc công trình cần thiết cho hoạt động của tổ chức, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc gián đoạn, ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Tối ưu hóa chi phí: Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp cung cấp giá cả cạnh tranh nhất, đàm phán để có được điều khoản hợp đồng tốt nhất, và áp dụng các biện pháp tiết kiệm chi phí khác như mua hàng số lượng lớn, tận dụng các chương trình khuyến mãi, v.v.
• Đảm bảo chất lượng: Đảm bảo hàng hóa, dịch vụ hoặc công trình đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng yêu cầu, góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ của tổ chức, tăng sự hài lòng của khách hàng.
• Quản lý rủi ro: Xác định và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn trong chuỗi cung ứng như rủi ro về nguồn cung, rủi ro về chất lượng, rủi ro về giá cả, rủi ro về vận chuyển, v.v. Từ đó, xây dựng các biện pháp phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục và ổn định.
• Xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp: Xây dựng và duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài và bền vững với các nhà cung cấp chiến lược, tạo ra lợi thế cạnh tranh và đảm bảo nguồn cung ứng ổn định.

3. Các loại hình Procurement

• Direct Procurement (Mua sắm trực tiếp):
  • Mua sắm nguyên vật liệu, hàng hóa trực tiếp phục vụ sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ chính của tổ chức.
  • Ví dụ: nguyên liệu sản xuất, linh kiện điện tử, máy móc thiết bị, v.v.
• Indirect Procurement (Mua sắm gián tiếp):
  • Mua sắm các hàng hóa, dịch vụ hỗ trợ hoạt động kinh doanh của tổ chức, không trực tiếp liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ chính.
  • Ví dụ: văn phòng phẩm, dịch vụ IT, dịch vụ bảo trì, dịch vụ vệ sinh, v.v.
• Services Procurement (Mua sắm dịch vụ):
  • Mua sắm các dịch vụ từ bên ngoài như tư vấn, tiếp thị, luật, kế toán, v.v.
  • Đòi hỏi đánh giá kỹ năng và năng lực của nhà cung cấp dịch vụ.
• Public Procurement (Mua sắm công):
  • Quá trình mua sắm hàng hóa, dịch vụ hoặc công trình của các cơ quan nhà nước.
  • Tuân thủ các quy định và luật pháp về đấu thầu công khai, minh bạch và cạnh tranh.
• Private Procurement (Mua sắm tư nhân):
  • Quá trình mua sắm của các tổ chức tư nhân.
  • Không bị ràng buộc bởi các quy định về đấu thầu công, nhưng vẫn cần đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả.

4. Quy trình Procurement

Quy trình Procurement thường bao gồm các bước sau:

1, Xác định nhu cầu mua sắm:

• Xác định rõ loại hàng hóa/dịch vụ/công trình cần mua.
• Xác định số lượng, yêu cầu về chất lượng, thời gian giao hàng, ngân sách, v.v.
• Lập danh sách các yêu cầu cụ thể và tiêu chí đánh giá nhà cung cấp.

2. Lập kế hoạch mua sắm:

• Xây dựng kế hoạch mua sắm chi tiết, bao gồm các hoạt động cần thực hiện, thời gian biểu, nguồn lực và ngân sách.
• Xác định các phương pháp mua sắm phù hợp (đấu thầu, đàm phán trực tiếp, v.v.)

3. Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp:

• Tìm kiếm các nhà cung cấp tiềm năng thông qua nhiều kênh khác nhau như internet, giới thiệu, hội chợ triển lãm, v.v.
• Thu thập thông tin về nhà cung cấp và đánh giá dựa trên các tiêu chí đã xác định trước đó.

4. Đàm phán và ký kết hợp đồng:

• Đàm phán với nhà cung cấp được lựa chọn về giá cả, điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng, các điều khoản khác, v.v.
• Soạn thảo và ký kết hợp đồng mua bán, đảm bảo các điều khoản rõ ràng và bảo vệ quyền lợi của tổ chức.

5. Đặt hàng:

• Gửi đơn đặt hàng (PO) cho nhà cung cấp, bao gồm các thông tin chi tiết về đơn hàng.

6. Theo dõi và quản lý đơn hàng:

• Theo dõi tiến độ thực hiện đơn hàng, đảm bảo hàng hóa/dịch vụ được giao đúng hẹn và đúng chất lượng.
• Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình giao hàng.

7. Nhận hàng và kiểm tra chất lượng:

• Kiểm tra chất lượng hàng hóa/dịch vụ sau khi nhận, đảm bảo đáp ứng các yêu cầu đã thỏa thuận.
• Xử lý các vấn đề về chất lượng hoặc số lượng hàng hóa (nếu có).

8. Thanh toán:

• Thanh toán cho nhà cung cấp theo đúng điều khoản thanh toán trong hợp đồng.
• Kiểm tra và đối chiếu hóa đơn, chứng từ thanh toán.

9. Đánh giá hiệu suất nhà cung cấp:

• Đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí như chất lượng, thời gian giao hàng, giá cả, dịch vụ khách hàng, v.v.
• Cung cấp phản hồi cho nhà cung cấp và tìm cách cải thiện mối quan hệ hợp tác.

5. Lợi ích của việc áp dụng quy trình Procurement hiệu quả

Một quy trình Procurement hiệu quả mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

• Tiết kiệm chi phí: Thông qua việc tìm kiếm nhà cung cấp tốt nhất, đàm phán giá cả và điều khoản hợp đồng, cũng như tối ưu hóa quy trình mua sắm, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể chi phí mua hàng, góp phần tăng lợi nhuận.
• Nâng cao chất lượng: Đảm bảo hàng hóa và dịch vụ đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng, từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ của tổ chức, tăng sự hài lòng của khách hàng và xây dựng uy tín thương hiệu.
• Giảm thiểu rủi ro: Xác định và quản lý các rủi ro tiềm ẩn trong chuỗi cung ứng, đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn do thiếu hụt nguyên vật liệu, chậm trễ giao hàng, hoặc các vấn đề về chất lượng.
• Tăng cường mối quan hệ với nhà cung cấp: Xây dựng và duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài và bền vững với các nhà cung cấp chiến lược, tạo ra lợi thế cạnh tranh và đảm bảo nguồn cung ứng ổn định, chất lượng.
• Nâng cao hiệu quả hoạt động: Tự động hóa và đơn giản hóa quy trình mua sắm, giảm thiểu các thủ tục giấy tờ, tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên, giúp họ tập trung vào các hoạt động mang lại giá trị cao hơn.
• Tăng cường tính minh bạch và tuân thủ: Đảm bảo quy trình mua sắm tuân thủ các quy định pháp luật và đạo đức kinh doanh, tránh các rủi ro pháp lý và hình phạt, đồng thời xây dựng hình ảnh minh bạch và đáng tin cậy cho tổ chức.

6. Xu hướng mới trong Procurement

Trong bối cảnh công nghệ phát triển nhanh chóng và môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp, Procurement cũng đang phải đối mặt với nhiều thay đổi và xu hướng mới:

• E-Procurement (Mua sắm điện tử): Ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình mua sắm, từ tìm kiếm nhà cung cấp, đấu thầu, đặt hàng đến thanh toán, giúp tăng tính hiệu quả, minh bạch và tiết kiệm chi phí.
• Mua sắm bền vững (Sustainable procurement): Xem xét các yếu tố môi trường và xã hội trong quá trình mua sắm, ưu tiên lựa chọn các nhà cung cấp có trách nhiệm với môi trường và xã hội, góp phần vào sự phát triển bền vững.
• Mua sắm dựa trên giá trị (Value-based procurement): Không chỉ tập trung vào giá cả, mà còn xem xét các yếu tố khác như chất lượng, dịch vụ, hỗ trợ kỹ thuật, đổi mới, v.v. để đánh giá tổng giá trị mà nhà cung cấp mang lại.
• Sử dụng công nghệ mới: Ứng dụng các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo (AI), học máy (machine learning), blockchain, v.v. để tự động hóa quy trình, phân tích dữ liệu và đưa ra quyết định mua sắm thông minh hơn, nhanh chóng và chính xác hơn.

7. Câu hỏi thường gặp

Procurement có giống với Purchasing không?

• Mặc dù thường được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng Procurement và Purchasing có sự khác biệt. Purchasing tập trung vào hoạt động mua hàng hóa/dịch vụ, trong khi Procurement bao quát toàn bộ quá trình mua sắm, từ xác định nhu cầu đến đánh giá nhà cung cấp.

Làm thế nào để đánh giá nhà cung cấp hiệu quả?

• Có nhiều tiêu chí để đánh giá nhà cung cấp, bao gồm:
  • Giá cả: Cung cấp giá cả cạnh tranh và phù hợp với ngân sách.
  • Chất lượng: Đảm bảo chất lượng sản phẩm/dịch vụ đáp ứng yêu cầu.
  • Năng lực cung ứng: Có khả năng cung ứng hàng hóa/dịch vụ đầy đủ và kịp thời.
  • Uy tín và kinh nghiệm: Có uy tín tốt trên thị trường và kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp hàng hóa/dịch vụ.
  • Dịch vụ khách hàng: Cung cấp dịch vụ khách hàng tốt, hỗ trợ kỹ thuật và giải quyết vấn đề nhanh chóng.
  • Tính bền vững: Có các hoạt động sản xuất và kinh doanh thân thiện với môi trường và xã hội.

Những kỹ năng cần thiết cho một chuyên viên Procurement là gì?

• Một chuyên viên Procurement cần có các kỹ năng sau:
  • Kỹ năng đàm phán: Để thương lượng và đạt được các thỏa thuận tốt nhất với nhà cung cấp.
  • Kỹ năng phân tích: Để đánh giá nhà cung cấp, phân tích chi tiêu và đưa ra quyết định mua sắm dựa trên dữ liệu.
  • Kỹ năng quản lý dự án: Để lập kế hoạch và quản lý các dự án mua sắm.
  • Kỹ năng giao tiếp: Để xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với các bên liên quan trong chuỗi cung ứng.
  • Kiến thức về thị trường và ngành nghề: Để hiểu rõ về thị trường cung ứng, các xu hướng và công nghệ mới.

8. Kết luận

Procurement hay Quản lý Mua sắm không chỉ là một chức năng hỗ trợ mà còn là một chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động và đạt được lợi thế cạnh tranh. Bằng cách áp dụng một quy trình Procurement bài bản, tận dụng các công cụ và giải pháp hỗ trợ, cùng với việc cập nhật các xu hướng mới, doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ thống mua sắm hiệu quả, minh bạch và bền vững.

Nếu bạn cần tìm kiếm các công ty logistics uy tín trên thị trường để tư vấn hỗ trợ; hoặc có bất kỳ yêu cầu nào về dịch vụ vận chuyển/ logistics, hãy gửi yêu cầu báo giá lên Sàn logistics Phaata tại đây. Bạn sẽ nhận được nhiều chào giá và tư vấn từ nhiều công ty logistics trên thị trường để có thể lựa chọn được giá cước / dịch vụ tốt nhất cho mình.

Hy vọng bài viết này, Sàn logistics Phaata đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về Procurement. 

Phaata chúc bạn thành công!

Nguồn: Phaata.com - Sàn giao dịch logistics quốc tế đầu tiên Việt Nam

► Tìm Cước vận chuyển & Dịch vụ logistics tốt hơn!